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Date : 15 décembre 2017

Organiser un nouvel an médiéval de A à Z !

Pourquoi cette idée ?

Cette idée venue en tête pendant mes études, en 2014. À cette époque j’étais très féru de trollball et de JDR (jeu de rôles). Cela faisait quatre ans que j’organisais des soirées du nouvel an avec mes amis, et pour cette cinquième année j’avais envie de changer, je voulais lier l’organisation d’un nouvel an avec ma passion grandissante pour le Moyen-Âge et l’univers médiéval fantastique.

Voulant quelque chose d’assez singulier, je décidais de nommer l’évènement des plus simplement avec la traduction latine de « bonne année » ce qui donna « Felix Sit Annus Novus ». Depuis cela est resté et commence à devenir un peu un nom de marque qui se perpétue dans la mémoire collective avec deux soirées de nouvel an déjà accomplies, et la réflexion d’un troisième en cours.

La genèse

Tout commença en 2014, j’ai appelé mon meilleur ami le 3 janvier pour lui proposer le projet et c’est de là que tout est parti. Se mit en place alors une organisation à trois pour cet événement. Quelques années après en 2017, je me remets à cette organisation mais en solitaire pour l’événement 2017-2018. Cela relève plus du défi personnel et de l’envie de satisfaire le plus grand nombre qu’une question de rentabilité ou d’évènement en lui-même.

Par le passé il m’est arrivé une fois de me retrouver sans rien le soir même du nouvel an, et c’est alors qu’un ami s’est proposé de m’inviter au nouvel an auquel il était invité, avec autorisation de l’organisateur, ce qui sauva mon nouvel an.

Depuis je m’efforce d’organiser ou co-organiser de superbes soirées pour cette occasion, afin que le plus grand nombre puisse passer une superbe soirée sans avoir à se soucier d’une probable annulation dans la minute.

La première fois

La première fois se fit en 2014 il me fallut quatre mois avec mon meilleur ami et ma copine, pour arriver à organiser les préparatifs. S’ensuivit la recherche du lieu, que nous obtînmes facilement grâce au père d’une de nos amies, et après deux visites enthousiasmantes nous signâmes pour ce lieu situé au nord de la ville de Toul.

C’est donc de là que partit la vraie préparation nouvelle an, entre relance des invités, communication sur Facebook, par SMS, conception du menu et préparation des plats à l’avance jusqu’au jour J. Cette première édition compta 84 invités et fut plutôt un succès dans la globalité.

Recherche du lieu

Pour la session de 2017, j’entrepris à partir de juillet la recherche d’un lieu. Après avoir fait le tour de la région, je pus trouver un premier lieu rassemblant beaucoup des caractéristiques souhaitées, dont le fait que la salle était chauffée. C’est une chose essentielle pour les invités car malgré la chaleur humaine lors de la soirée, si ça n’est pas chauffé cela casse l’ambiance et peut aussi causer des problèmes de santé. Il est compliqué de trouver des châteaux chauffés surtout quand ces derniers commencent à dater de plusieurs siècles.

Une fois ce dernier trouvé, je pus faire mon plan budgétaire ainsi que l’estimation du nombre d’invités, me lançant dans d’autres préparatifs plus importants.

Et là, coup du sort, le château annule à un mois de l’événement. Grâce à la mobilisation de mon réseau, il ne fallut pas plus de quelques jours pour retrouver un autre lieu qui fut donc le château de Autigny-La-Tour.

Après deux bonnes heures de discussion et de visite avec le propriétaire des lieux, nous tombèrent d’accord sur l’organisation et ce dernier tomba amoureux de mon projet. Il me fit confiance tout du long et donna de sa propre personne pour contribuer à la réussite du nouvel an qui fut plus que grandiose.

Préparation de l’évènement

Pour préparer l’évènement, il m’a fallu préparer un plan de communication solide en dévoilant au fur et à mesure plusieurs éléments dudit château, faire la présentation du menu, aiguiller mes invités quant à leur costume, expliquer toutes les modalités de paiement, de réservation, mais également, et le plus important, recenser les possibles allergies alimentaires.

Dans cette organisation il a bien fallu aussi constituer une équipe de cuisine et je pus compter sur l’aide de quatre cuisiniers professionnels et de ma belle-famille qui m’ont beaucoup aidé dans cette entreprise. Nous avons échangé durant plusieurs jours pour établir le menu à partir des bases sur lesquelles j’avais déjà commencé à réfléchir. Puis nous nous sommes réparti les différentes tâches. Au final l’équipe s’est constituée en trois pôles : les entrées, les plats, les desserts et nous étions partis pour un mois de cuisine.

Un autre aspect de la préparation fut la préparation de la salle. Avec des plans envoyés par le châtelain et ma visite, j’ai schématisé la salle sur un logiciel et j’ai pu faire mes calculs pour sortir un plan de salle optimal pour accueillir le plus grand nombre d’invités. Mon objectif était donc d’accueillir 160 personnes pour rentabiliser événement, avec la possibilité d’en faire entrer au total 230. Tout avait été négocié à l’avance avec le châtelain, nous avons vu en détail les éléments de cuisine et de mise en place des tables, il me fit aussi quelques propositions en termes de décoration. De plus, il accéda à ma requête d’avoir un cochon de lait à la broche, qui fut l’un des éléments-clés de la réussite de la soirée.

Cochon à la broche sur la terrasse du château
Le cochon à la broche !

L’organisation des cuisines


Concernant l’organisation des cuisines, tout cela se fit au feeling. J’ai présenté mon menu ne comprenant pas moins de 25 plats différents à l’équipe, et après avoir vu les recettes, chacun mit en avant sa spécialité. C’est ainsi que Alexandre se porta plus sur les entrées, les terrines, les pâtés, et quelques éléments du dessert, moi-même et mon chef cuisinier Ludovic nous portèrent sur les viandes et les légumes dans les plats de résistance et Adélie et Julie, plus portées sur la pâtisserie, envoyèrent la quasi intégralité de tous les desserts.

Me concernant j’ai aussi géré les boissons alcoolisées et non alcoolisées. J’ai contrôlé les quantités respectives de boissons alcoolisées et non alcoolisées, afin de permettre à tout le monde de passer une bonne soirée. Les boissons étaient composées de choses assez typiques comme de la bière d’Allemagne et des jus de fruits issus des presses artisanales des alentours, et de choses un peu moins typiques telles que de l’Hypocras fait par mes soins, de l’hydromel du Nord, et des savants mélanges de pomme cannelle chaude et quelques autres épices rappelant l’Hypocras ou le vin chaud mélangés à des jus de fruit maison.


Ce fut une explosion de saveurs tant dans les plats que dans les boissons.

Qu’on apporte à boire, et de bonnes boissons d’époque !

À 3 jours

Les trois jours qui précédèrent l’événement furent réservés à la préparation en cuisine. Ce fut trois jours de préparation sur les viandes pour les marinades, préparer les plats à base de légumes, fignoler les divers pâtés, réceptionner la commande de 25 kg de pain, rassembler l’ensemble des équipements de cuisine et collecter les éléments pour les desserts qui seraient préparés le jour même. C’est donc dans une ambiance bon enfant que nous nous attelèrent à la tâche pour les pré-cuissons de tous les plats pendant trois jours.

LE JOUR J

Grande panique, alors que toutes les entrées sont faites, que les desserts sont en cours de préparation, il faut gérer la cuisson de toutes les viandes notamment du cochon de lait à la broche et du demi agneau à la broche. Le cochon de lait représente à lui seul six heures de cuisson alors que l’agneau n’en représenta que quatre. Il fallut donc alterner entre eux surveiller la cuisson, et mettre en place toute la salle.

Je fis confiance à mon équipe alors que je ne fis même pas confiance à moi-même. Ce fut beaucoup de stress notamment dans la gestion de la cuisson avec la météo qui alterna entre tempête de neige et vent fort mais je réussis à créer une barricade de 2,50 m de haut pour protéger le brasier du vent et pus donc obtenir une cuisson homogène. En milieu d’après-midi plusieurs convives étaient déjà arrivés pour prêter main-forte, dont des cuisiniers de profession qui apportèrent de l’aide sur la surveillance des plats et la préparation des derniers desserts.

Les autres vinrent me voir pour se proposer d’aider en salle et en l’espace d’une heure et demie nous pûmes préparer les 140 couverts avec décoration sur table et installation des chandeliers et des 100 bougies.

Préparation du banquet Felix Sit annus novus
Les derniers préparatifs !

Cette soirée des 100 bougies fut une réussite grâce à la détermination de l’ensemble des bénévoles qui, à moins de trois heures avant l’événement, se sont affairés à préparer une salle digne des plus grands banquets médiévaux, poussant le zèle jusqu’à disposer de manière régulière les couverts et plier de façon méthodique toutes les serviettes.

Je les ai remerciés pendant la préparation, en préparant 10L de jus de pomme cannelle chaude avec quelques épices d’hypocras, histoire d’avoir un punch sucré et de goûter une des innovations de la soirée.

À titre personnel je ne vis pas beaucoup passer la soirée étant très occupé en cuisine à coordonner l’envoi des plats, avec l’aide de plusieurs bénévoles qui vinrent prendre les plats et les amener sur les tables, la gestion du débit d’alcool, et des rares animations dans la soirée.

En effet j’appris le jour-même la non venue de mon orchestre de ménestrel suite à un problème d’arnaque à la location de voiture. Mais cela n’entacha pas la soirée et il y eut un plan B grâce à deux personnes venues avec leur instrument d’époque pour nous faire partager en petit comité leurs mélodies. De plus, j’avais prévu, caché sous une table, un ampli avec des musiques médiévales qui passèrent en fond. J’eus également un ami qui pût faire une initiation aux danses folk après minuit, en recréant, l’espace d’une heure, un petit bal folk au sein de la salle.

Mais l’animation qui resta la plus marquante pour l’ensemble des convives fut celle de mon discours de minuit pour le passage de la nouvelle année avec la demande en mariage à ma petite amie. Cela permit d’entrer dans une nouvelle ère sur une note positive avec un doux parfum de bonheur qui submergea alors l’assemblée.

Le discours de fin d'année 2017
Le discours de fin d’année

La soirée coula bon train jusqu’à environ quatre heures du matin, heure à laquelle on incita les gens encore présents à commencer à préparer leurs affaires pour dormir, les tables ayant été déjà poussées contre les murs pour pouvoir danser jusqu’au bout de la nuit.

Petit Point est un fameux joueur de trollball, un organisateur de soirées et un grand fan de l'époque médiévale !
 
Florian
 
Découvrez Florian, de l'équipe du Projet CarTylion. Il est le créateur de notre projet transmédia, il gère à la fois la production et le travail de l'équipe.
Direction
 

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